1. Comprender qué es una comisión en eventos
La comisión es un porcentaje que el organizador de eventos recibe como compensación por conectar a los proveedores (como decoradores, servicios de catering, DJs, etc.) con los clientes. Este ingreso puede ser fijo o variable, dependiendo de los acuerdos previos.
2. Identificar las áreas que generan comisiones
En la organización de eventos, las comisiones pueden derivarse de:
- Proveedores de servicios (alquiler de mobiliario, decoradores, técnicos de sonido, etc.).
- Venta de boletos (entradas a conciertos, conferencias, etc.).
- Patrocinios (por garantizar la visibilidad de marcas en el evento).
- Publicidad y menciones (en programas del evento o redes sociales).
3. Acordar el porcentaje de comisión
El porcentaje de comisión puede variar según la industria y la negociación, pero en general:
- Eventos sociales (bodas, cumpleaños, etc.): Entre el 10% y el 20%.
- Eventos corporativos: Entre el 5% y el 15%.
- Eventos de alto nivel (conciertos, festivales): 2%-10% por los altos volúmenes de ingresos.
Ejemplo: Si un proveedor cobra $10,000 por un servicio de catering y se ha negociado una comisión del 15%, el organizador obtendría $1,500.
4. Cómo calcular la comisión básica
La fórmula básica es:
Comisioˊn=Precio del Servicio×Porcentaje de Comisioˊn\text{Comisión} = \text{Precio del Servicio} \times \text{Porcentaje de Comisión}Comisioˊn=Precio del Servicio×Porcentaje de Comisioˊn
Ejemplo práctico:
- Servicio de sonido: $5,000
- Porcentaje de comisión: 10%
Comisioˊn=5,000×0.10=500\text{Comisión} = 5,000 \times 0.10 = 500Comisioˊn=5,000×0.10=500
El organizador ganaría $500 de ese proveedor.
5. Incorporar comisiones al presupuesto del evento
Las comisiones deben reflejarse claramente en el presupuesto total, ya sea como una fuente de ingreso o como parte de los costos operativos.
6. Negociación y transparencia
- Negociar con los proveedores: Asegúrate de acordar el porcentaje de comisión antes de cerrar un trato.
- Ser transparente con los clientes: Algunos clientes prefieren saber si hay comisiones involucradas en los costos de los proveedores.
7. Herramientas útiles
- Software de gestión de eventos: Plataformas como Eventbrite, Trello o Hubilo permiten realizar un seguimiento de los ingresos y comisiones.
- Hojas de cálculo: Usa Excel o Google Sheets con fórmulas predefinidas para calcular automáticamente las comisiones.
8. Consejos adicionales
- Evita las comisiones excesivas: Estas pueden afectar tu relación con proveedores.
- Considera comisiones fijas: En algunos casos, es más claro establecer una tarifa fija que un porcentaje.
- Evalúa el valor del servicio: Ofrecer valor al cliente y al proveedor garantiza una relación comercial a largo plazo.