¿Cómo ser Organizador de Eventos? ¿Quieres ser Event Planner? ¿Cómo llevar a cabo esta fabulosa profesión de ser un organizador de eventos?
Aquí hay algunos consejos acerca de la profesión de Event Planner.
El Maratón de Nueva York o la antigua Feria del Ganado en la India; el Día de San Patricio en Dublín o el Palio en Siena; el Giro de Italia o el Vinitaly en Verona; la celebración de los barrios de su ciudad o la inauguración de la nueva pastelería cerca de su casa.
Estos eventos no tienen mucho en común, pero al menos hay una similitud!
En cada uno de estos eventos, hay un director que, «con la bola de cristal y las riendas del caballo» en la mano, pero sobre todo con un poco de ingenio, creatividad y gran determinación, ha logrado poner en escena un evento espectacular.
Si crees que planear eventos puede ser el trabajo de tus sueños, sigue leyendo: ¡aquí están mis 7 sugerencias para convertirte en un Event Planner como yo!
1. Evalúa tus habilidades
Antes de dejar su trabajo actual para convertirse en un organizador de eventos, tómese el tiempo de evaluar honestamente sus habilidades para asegurarse de que tiene lo necesario para tener éxito.
Tienes que tener claro lo que te espera: es un trabajo que sólo puedes hacer consistentemente si refleja perfectamente tu personalidad y talento.
Nunca podrás esconderte detrás de las escenas del evento que estás planeando, porque todo lo que haces está siempre en el escenario, y en algunos casos incluso delante de miles de personas.
Los organizadores de eventos deben ser creativos y bien organizados, y también deben tener excelentes habilidades interpersonales.
Los eventos se crean para y con otras personas, por lo que el éxito se basa, en primer lugar, en ser capaz de escuchar y entender lo que los clientes quieren, y luego desarrollar las relaciones adecuadas con los proveedores.
2. Aprende a planear eventos
Casi todos los eventos tienen componentes comunes, como el uso de un servicio de comidas o una forma particular de entretenimiento; o el envío de invitaciones o el alquiler de cierto equipo.
Organizar eventos significa ser capaz de combinar perfectamente servicios y proveedores para lograr el mejor resultado.
En la planificación de un evento hay algunas operaciones que siempre se repiten: la elección de la fecha, la lista de invitados, la evaluación precisa del presupuesto disponible, la organización del calendario y el trabajo con los proveedores.
Para tener una preparación más profunda y profesional aprovecha la oferta de maestrías y cursos.
Como alternativa, como profesor autodidacta, puedes aprender con guías especiales que se pueden encontrar en las librerías.
3. Obtener experiencia
Una forma simple y efectiva de aprender es empezar por planear eventos para amigos y familiares.
Por ejemplo, se puede unir a un grupo sin fines de lucro o a una asociación local: estas organizaciones suelen organizar fiestas y eventos de diversa índole, principalmente para recaudar fondos. De esta manera, mientras perfecciona sus habilidades, tendrá el doble beneficio de ayudar a una buena causa y hacer contactos en la comunidad donde vive.
Otra idea podría ser organizar voluntariamente un evento para su empresa, si su empresa tiene un departamento de relaciones públicas. De esta manera, mientras se le paga por su trabajo habitual, tendrá la oportunidad de experimentar un papel diferente, y por qué no, una nueva carrera!
4. Crear un portafolio
Un portafolio es una colección de muestras de su trabajo, y es parte de esos documentos que pueden sugerir a la gente razones válidas para contratarlo.
Un portafolio te ayuda a destacarte de los demás candidatos, y a demostrar que tienes las habilidades para hacer el trabajo.
Su portafolio puede incluir fotos, cartas de recomendación y cualquier otra cosa que pueda mostrar a clientes y/o empleadores potenciales lo que ha hecho o podría hacer.
Los materiales para tu portafolio pueden ser recogidos de cualquier evento que hayas organizado (¡incluyendo una reunión familiar o una fiesta de cumpleaños!) o ideas y temas que tengas para futuros eventos.
Necesitas destacar, así que muestra tu mejor trabajo sin preocuparte por preservar tus ideas.
5. Ser contratado como organizador de eventos
El hecho de ser contratado como organizador de eventos (incluso si planea abrir su propio negocio) le dará valiosos contactos y aplazamientos para el futuro.
Las empresas que contratan a estos profesionales pueden ser hoteles o centros turísticos, organizaciones sin fines de lucro, centros de convenciones, clubes de campo y destinos de entretenimiento como parques temáticos.
Algunas personas se abren camino como organizadores de eventos dentro de la empresa para la que trabajan, por ejemplo, planificando cenas o reuniones de negocios.
6. Empieza tu negocio como Event Planner
Si su idea es ser el dueño de su agencia de organización de eventos, puede que sea el momento de dar el gran paso y crear su plan de negocios.
Algunas empresas de este tipo son familiares, lo que hace más barato iniciar un negocio.
Cuando inicie su negocio debe considerar qué tipo de eventos quiere planear de acuerdo a sus aptitudes: eventos comerciales como aperturas de negocios o desfiles de moda, más que eventos sociales como fiestas callejeras o competencias deportivas de aficionados; o eventos artísticos como conciertos y exhibiciones de arte o eventos no convencionales como televisión en vivo, flash mobs, etc.
7. Desarrollar una red de contactos
Todos sabemos que hoy en día, para hacer una carrera, en algunos casos la red de contactos cuenta más que el conocimiento.
Las relaciones más importantes que un organizador de eventos tiene que construir son con los proveedores. Estas son las empresas que proporcionan los productos y servicios: restauradores, floristas, empresas de alquiler de equipos, hoteles, fotógrafos, etc.
Es fundamental concertar citas con cada uno de ellos a fin de establecer una relación de colaboración, sobre la base de la cual se reservan descuentos especiales sólo para usted, para la prestación de servicios.
No te canses de alimentar tu carrera…
Nunca te conviertes en un perfecto organizador de eventos, porque es una obra en constante evolución.
Ciertamente, una de las mejores maneras de tener éxito es buscar nuevas oportunidades para aprender en cada ocasión, señalando siempre todos los aspectos positivos y negativos que han caracterizado el evento.
Participe en ferias y lea todo lo que pueda sobre la planificación de eventos.
Busca el consejo de los creadores de tendencias y no tengas miedo de probar algo diferente.
Sólo así puedes abrir las cortinas de tu escenario y ser como un director de orquesta: ¡en el centro del escenario de tu propio espectáculo!